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【WPS Office】经理人效率管理工作术 NO.20210082


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【WPS Office】经理人效率管理工作术

身为项目经理或管理者的你,每天有开不完的大小会议,处理不完的大小事,但你觉得自己工作有效率吗?是否常觉得花了很多时间讨论,却没有达成任何结论,反而挤压到原先排定要处理事情的时间?会前会后还要花大量时间汇整各部门提交的零散数据?其实沟通不是非要坐在会议室里才能发生,尤其疫情改变工作型态,线下沟通早已纷纷转为在线远程会议及协同作业,身为经理人的你,该如何运用有效的工具简化工作流程,有效沟通协作, 发挥团队合作战力,打造成功的项目呢?

经理人效率管理工作术

 

让我们列举二个透过WPS+云协作平台,提升项目工作效能的例子:

 

案例1

       彼得是一家外商公司的项目经理,在推动及控管项目时程时,常需要跨部门沟通协调。过去他主要透过邮件发送文件进行讨论,因需分享和收发的项目数据众多,每次讨论后修改的资料也无法实时同步最新版本,需不断手动重寄与更新,不但费时费力,且经常出现版本繁多与信息不同步的问题;加上彼得存放项目数据的地方也较分散,有在邮件、USB随身碟、公司计算机、或手机LINE聊天记录里,整体文件管理混乱,查找管理皆不易。
       现在使用WPS+云协作平台后,彼得可以针对不同项目设立不同的团队,并为不同团队成员设置不同的角色及操作权限,如「管理员」、「成员·仅查看」、「成员·允许编辑」等;也可设定部门或项目团队内每个成员可存取团队内数据的权限,包含对该文件仅可只读、新建/上传、删除、移动、下载/分享/复制或编辑等,确保团队数据的安全不外泄。他还将项目相关文件包括:产品开发规格、设计图文件、物料列表、进度排程等统一集中储存在云端的团队活页夹内,相关负责人每日填报最新数据,大家可同步管理项目产出,而且所有数据在同一个文件里更新与储存,随时可透过全文检索快速获取所需最新信息;需要汇总生管、品保、业务等相关部门的数据时,只要新建一个在线协作表格,所有人员便能在定期的电话/视频会议里,开启同一份文文件讨论议题,同时记录编写会议内容,明确任务分工和时间点,修改后自动保存,无需再反复传输文件与汇总,效率明显提升。

 


案例2

       小美是一家连锁餐厅的通路经理,经常需与各分店分享各种营业数据,例如产品训练、活动促销、新品讯息、物流配送、销售报表等,原先主要透过邮件或LINE群发送分享文件,传送大型文件/图片/影片文件时,因档案太大传输超慢,网络不稳时还得重新再跑一次。好不容易寄出去了,却发现内容有误,得再修改重新发,来来回回地经常出现版本过多混乱的问题,而LINE里的文件也常因过期而遗失,遇到店面重复索取档案是常见的麻烦事。因这些营运数据皆储存在公司计算机内,所以当她外出巡店时,临时需要查看最新报价记录,也无法调取数据,实时处理工作,翻查纸本价格表又很不方便。
       现在使用WPS+云协作平台后,小美将所有运营数据集中储存在云端平台,开启同步工作环境功能后,无论用计算机、手机、或平板,只要登入个人云文档帐密,不在办公室也能随时查看及编辑文件。需要传送文件给他人时,可透过连结的方式分享,随时修改内容,自动同步更新,其他人无论何时打开连结,看到的都是最新内容,不需再重发邮件;所有档案都可以透过在线预览功能打开观看,省去要先下戴到本地端才能开启的时间;发送者还可针对连结设置权限,例如:连结有效时间、可下载次数、开启密码等,避免接收者将敏感数据外发给第三人使用。此外,小美透过在线文文件协作功能,只要将制式表格创建好,各分店可在同一个在线文档里填报每日销售数据,再也不用像之前每家店先各自填写自己的部份,再发小美额外做统一汇总了。