【WPS Office】经理人效率管理工作术

身为项目经理或管理者的你，每天有开不完的大小会议，处理不完的大小事，但你觉得自己工作有效率吗？是否常觉得花了很多时间讨论，却没有达成任何结论，反而挤压到原先排定要处理事情的时间？会前会后还要花大量时间汇整各部门提交的零散数据？其实沟通不是非要坐在会议室里才能发生，尤其疫情改变工作型态，线下沟通早已纷纷转为在线远程会议及协同作业，身为经理人的你，该如何运用有效的工具简化工作流程，有效沟通协作， 发挥团队合作战力，打造成功的项目呢？

让我们列举二个透过WPS+云协作平台，提升项目工作效能的例子：

案例1

       彼得是一家外商公司的项目经理，在推动及控管项目时程时，常需要跨部门沟通协调。过去他主要透过邮件发送文件进行讨论，因需分享和收发的项目数据众多，每次讨论后修改的资料也无法实时同步最新版本，需不断手动重寄与更新，不但费时费力，且经常出现版本繁多与信息不同步的问题；加上彼得存放项目数据的地方也较分散，有在邮件、USB随身碟、公司计算机、或手机LINE聊天记录里，整体文件管理混乱，查找管理皆不易。
       现在使用WPS+云协作平台后，彼得可以针对不同项目设立不同的团队，并为不同团队成员设置不同的角色及操作权限，如「管理员」、「成员·仅查看」、「成员·允许编辑」等；也可设定部门或项目团队内每个成员可存取团队内数据的权限，包含对该文件仅可只读、新建/上传、删除、移动、下载/分享/复制或编辑等，确保团队数据的安全不外泄。他还将项目相关文件包括：产品开发规格、设计图文件、物料列表、进度排程等统一集中储存在云端的团队活页夹内，相关负责人每日填报最新数据，大家可同步管理项目产出，而且所有数据在同一个文件里更新与储存，随时可透过全文检索快速获取所需最新信息；需要汇总生管、品保、业务等相关部门的数据时，只要新建一个在线协作表格，所有人员便能在定期的电话／视频会议里，开启同一份文文件讨论议题，同时记录编写会议内容，明确任务分工和时间点，修改后自动保存，无需再反复传输文件与汇总，效率明显提升。

案例2

       小美是一家连锁餐厅的通路经理，经常需与各分店分享各种营业数据，例如产品训练、活动促销、新品讯息、物流配送、销售报表等，原先主要透过邮件或LINE群发送分享文件，传送大型文件／图片／影片文件时，因档案太大传输超慢，网络不稳时还得重新再跑一次。好不容易寄出去了，却发现内容有误，得再修改重新发，来来回回地经常出现版本过多混乱的问题，而LINE里的文件也常因过期而遗失，遇到店面重复索取档案是常见的麻烦事。因这些营运数据皆储存在公司计算机内，所以当她外出巡店时，临时需要查看最新报价记录，也无法调取数据，实时处理工作，翻查纸本价格表又很不方便。
       现在使用WPS+云协作平台后，小美将所有运营数据集中储存在云端平台，开启同步工作环境功能后，无论用计算机、手机、或平板，只要登入个人云文档帐密，不在办公室也能随时查看及编辑文件。需要传送文件给他人时，可透过连结的方式分享，随时修改内容，自动同步更新，其他人无论何时打开连结，看到的都是最新内容，不需再重发邮件；所有档案都可以透过在线预览功能打开观看，省去要先下戴到本地端才能开启的时间；发送者还可针对连结设置权限，例如：连结有效时间、可下载次数、开启密码等，避免接收者将敏感数据外发给第三人使用。此外，小美透过在线文文件协作功能，只要将制式表格创建好，各分店可在同一个在线文档里填报每日销售数据，再也不用像之前每家店先各自填写自己的部份，再发小美额外做统一汇总了。